Тайм-менеджмент викладача і науковця

Проблема ефективного використання робочого часу набуває все більшого значення в умовах науково-технічної революції, глобалізації, економічних криз, екстремальних станів і війн. Особливої актуальності проблема тайм-менеджменту набула з початком війни країни-агресора росії проти України з лютого 2022 р. Науково-педагогічні працівники (НПП) закладів вищої освіти (ЗВО) підлаштовуються до нових реалій, намагаючись правильно вибудувати пріоритети у цей складний час.

Ефективне та раціональне використання часу є запорукою успішного виконання професійних обов’язків та досягнення цілей. Тайм-менеджмент для НПП дає змогу підвищити ефективність діяльності за рахунок оптимізації часових витрат на підготування і прийняття рішень, досягнення стратегічних і тактичних цілей, виконання оперативних та інтелектуальних завдань.

Базові ідеї тайм-менеджменту полягають у тому, що основну увагу варто надавати тому, куди повинен інвестуватися час, а не як швидше виконувати роботу. По суті, це дуже важливе завдання визначення пріоритетів, що охоплює всі сфери управлінської діяльності. Тайм-менеджмент передбачає: (1) уміння відчувати й розуміти час як певну екзистенційну сутність; (2) встановлення цілей і термінів їх досягнення; (3) визначення часової місткості виробничих операцій; (4) забезпечення оптимального використання часу шляхом децентралізації, партисипативності, заохочення ініціативи, делегування повноважень, налагодження ефективної взаємодії персоналу, формування корпоративного відчуття часу, забезпечення зворотного зв’язку та моніторингу.

Тайм-менеджмент НПП дає можливість: (1) підвищити задоволеність своїм життям та роботою; (2) знизити повсякденний стрес; (3) підвищити продуктивність праці.

Вважаю, що оптимальним варіантом для НПП є таке використання часу, яке дає можливість задовольнити і потреби науковців (досягнення балансу «робота – сім’я»), і роботодавця (досягнення стратегічних цілей, поліпшення фінансового стану, міжнародна активність, тощо). Враховуючи критичні наслідки руйнування енергетичної інфраструктури України країною-агресором та постійні відключення або перебої з електроенергією, кожен працівник сфери освіти та науки має самостійно визначати пріоритети життя та безпеки як власної, так і колективу тощо. Вважаю, що й керівництво ЗВО має із розумінням ставитись до непередбачуваних умов праці НПП.

Щодо теоретичних засад і практичних рекомендацій з тайм-менеджменту, то розроблено багато методик та порад, як ефективно використовувати час і планувати як особисте життя, так і професійну діяльність, а також як бути успішним та досягати цілей. Значного поширення набули, зокрема, такі: принцип Парето, система планування Франкліна, «АБВ-аналіз», принцип Ейзенхауера, система планування «60/20/20», методи «Альпи», «Слона», «З’їжте жабу на сніданок», «Помідор», «Кошик для сміття», а також Getting Things Done (Як все зробити) та Personal Efficiency Program (Програма особистої ефективності). Зазначимо, що в тайм-менеджменті немає універсальної технології, яка задовольнить абсолютно всіх і забезпечить бажаний результат. Кожен може обрати для себе оптимальну методику або поєднати декілька.

Сьогодні є чимало безкоштовних онлайн-тренінгів та вебінарів з тайм-менеджменту, доступних усім охочим. Ці тренінги допоможуть здобути певні знання, проте опанувати навички раціонального використання часу (позбавлення від поглиначів часу, планування робочого дня, визначення пріоритетних справ; чергування роботи з відпочинком, перемикання (зміна виду діяльності)) та ефективної організації власного робочого дня можна лише в процесі практичної діяльності.

Для мене дуже корисними з погляду тайм-менеджменту були Школи молодого вченого, які проводила Рада молодих вчених Дніпропетровської області у 2010–2012 роках. Значну увагу було надано саме питанням тайм-менеджменту молодого освітянина та науковця, слухачів ознайомлено з різними методиками ефективного та оптимального керування часом.

Протягом роботи у сфері освіти та науки для себе я сформувала таку послідовність дій з тайм-менеджменту:

– визначення власних цілей в різних сферах життя (родина, робота, відпочинок тощо). Спочатку визначаємо стратегічні цілі на наступні 5–10 років, потім – оперативні цілі на кожен рік;

– узгоджуємо власні цілі з цілями організації, де працюємо (якщо у закладі вищої освіти є стратегічний план розвитку та визначені цілі, вимоги до посад та наукових звань, вчених ступенів тощо);

– плануємо свою діяльність відповідно до власних цілей та цілей ЗВО. Доцільно планувати діяльність на кожен день, поступово виконуючи певні завдання для досягнення цілі;

– за необхідності корегуємо свою діяльність;

– за результатами досягнення поставлених цілей обов’язково винагороджуємо себе за успішну діяльність.

Також є певні правила, якими керуюся щодня:

– планування часу (щомісячне, щотижневе, особливо щоденне). Під час планування можна використовувати паперові щоденники, блокноти, органайзери, а також електронні додатки (ґуґл-календарі, вебсервіси, мобільні додатки);

– пріоритетність завдань: від термінових і важливих до нетермінових та неважливих;

– складність роботи. Особисто для мене легше на початку дня виконати складне завдання та перейти до простіших завдань;

– мотивування. Вважаю, що для ефективного виконання щоденних завдань та досягнення цілей доцільно застосовувати власну систему мотивацій (навіть філіжанка запашної кави може позитивно вплинути на працездатність);

– відпочинок, під яким розумію зміну та урізноманітнення повсякденної діяльності. Це може бути спорт, захоплення (хобі), мандри, медитації тощо;

– щотижневий аналіз результатів своєї діяльності з подальшим корегуванням.

Кожен науково-педагогічний працівник самостійно визначає власні цілі в різних сферах життя, але особисто в мене не викликає жодного сумніву важливість планування не лише у сфері освіти та науки, а й особистого життя (родина, відпочинок, подорожі, захоплення тощо). Обов’язково треба дозволяти собі відпочити від викладання та наукових пошуків для того, щоб уникнути професійного вигорання та відновити сили для реалізації всіх задумів.

І наостанку зазначу, що під час написання цієї статті я перечитала багато як фахових статей, так і статей-рекомендацій коучів з тайм-менеджменту. В одній з них мені сподобалась рекомендація І. Пономарь [1] для жінок під час війни: «Користуйтеся червоною помадою і тримайте бойовий дух».

Тримаймося!

Віримо та донатимо у ЗСУ!

Перемога за Україною!

1. Гігієна мозку та червона помада: інструкція як зберегти себе під час війни. Режим доступу: https://shurshannya.com.ua/2022/03/26/gigiena-mozku-i-chervona-pomada/

Ольга Пирог – д-р екон. наук, професорка, завідувачка кафедри менеджменту і міжнародного підприємництва Національного університету «Львівська політехніка»

Всеукраїнський науково-аналітичний журнал «Наша перспектива» №36 / 2022 р.