fbpx

Програма «Горизонт Європа»: найпоширеніші помилки під  час підготування проєкту та рекомендації для залучення фінансування

Програма «Горизонт Європа» – найбільша грантова програма Європейського Союзу, яка підтримує інновації та творчі розробки талановитих і здібних науковців із держав Європейського Союзу та асоційованих країн. Інформацію про відкриті конкурси програми за різними напрямками можна знайти на спеціальному порталі  Funding and Tenders Opportunities. У цій статті ознайомимо з вимогами конкурсу, переліком результатів, які мають бути досягнуті, щоб проєкт отримав фінансування, шаблонами документів, які потрібно підготувати перед надсиланням заявки. Бюджет програми на 2021–2027 роки становить 95,5 млрд євро. Передбачена сума дасть змогу раціонально та об’єктивно розподілити грантові кошти серед найдостойніших науково-інноваційних проєктів та новостворених консорціумів на конкурсній основі.

Грант – це безповоротна фінансова допомога, яка надається заявникам (грантерам) на конкурсній основі на визначений період, що має на меті реалізацію наперед визначених завдань, які описуються в проєктній пропозиції (проєкті), що подається до відповідного грантодавця (того, хто виділяє кошти) за встановленими правилами отримання фінансування.

Для більшості країн ЄС, які мають державне фінансування науково-технічних проєктів, можливість додатково отримати грантові кошти в межах програми «Горизонт Європа» вважається престижним досягненням. Чимало зусиль до залучення грантового фінансування докладають саме заклади вищої освіти та наукові установи, адже це відкриє нові можливості для створення консорціумів, пошуку партнерів та освоєння нових технологій дослідження й аналізу.

Щоб перемогти в конкурсі і отримати фінансування від Європейської комісії, необхідно переконати експертів, які будуть оцінювати вашу проєктну пропозицію, що серед усіх поданих проєктів саме ваш проєкт варто підтримати. З огляду на це, готуючи проєктну пропозицію, потрібно враховувати, що евалюатори (evaluators), які оцінюватимуть ваш проєкт, можуть не бути вузькопрофільними експертами у вашій галузі, а тому не варто перенасичувати свій проєкт термінологією та посиланням на спеціалізовану літературу, що ускладнює розуміння змісту самого проєкту, а значить знижує шанси на перемогу. А от графічні матеріали та схеми, які візуально пояснюють основні ідеї та інноваційні підходи, що будуть використані у проєкті, є важливим атрибутом переможного проєкту.

Підготувавши понад 30 проєктних заявок на різні конкурси програми «Горизонт Європа» та проконсультувавши понад 100 осіб, опишемо кілька найтиповіших помилок, які допускають апліканти, коли починають готувати проєктну пропозицію на конкурси грантової програми, а також, враховуючи наш досвід проєктної діяльності, дамо деякі рекомендації, як можна уникнути помилок.

 

Помилка 1. Неправильно вибраний конкурс програми.

Визначити, чи справді для вашого проєкту підходить певний конкурс не завжди можна лише з його назви, тому потрібно ознайомитися із конкурсними вимогами, у яких є опис тих завдань, на які спрямований відповідний конкурс програми. Для прикладу, якщо назва конкурсу «Створення 2D матеріалів для підвищення ефективності фотонних приладів», то може скластися думка, що планується підтримка проєктів, де можна створювати будь-які матеріали, які підвищуватимуть ефективність фотонних приладів. Але якщо детально прочитати завдання та заплановані результати, на які мають бути спрямовані подані проєкти, то стане зрозуміло, що матеріали повинні бути створені на основі графену, а фотонні прилади мають визначений діапазон застосування з чіткими обмеженнями. Відповідно, якщо пропонувати проєкт, який може бути інноваційним за своїм задумом, але не відповідає встановленим вимогам, його можуть не розглянути або ж оцінити низькими балами як такий, що не відповідає завданням конкурсу.

Інший важливий момент, який може бути упущений під час вибору конкурсу, це необхідний рівень технологічної готовності продукту (TRL рівень), що його проєкт має досягнути в кінці. Як відомо, існує 9 рівнів технологічної готовності (див. рис. 1), де TRL1 – сформовані основні принципи роботи, TRL2 – сформульована концепція технології, TRL3 – експериментальне підтвердження, TRL4 – валідація технології в лабораторії, TRL5 – валідація технології у відповідному середовищі, TRL6 – демонстрація в релевантному середовищі, TRL7 – демонстрація в операційному середовищі, TRL8 – система завершена та підтверджена, TRL9 – система підтверджена в операційному середовищі.

Рис. 1. Зв’язок між різними варіантами трактування рівня технологічної готовності (TRL)

Дедалі частіше у вимогах конкурсів програми «Горизонт Європа» проєкти мають завершуватися на рівні TRL5, а відповідно, якщо ви подаєте проєкт, де передбачається перевірка гіпотез та верифікація результатів (фундаментальні роботи), то незважаючи на інноваційність вашого проєкту, він буде відхилений, оскільки фінальний продукт проєкту має бути у формі розробленого та виготовленого лабораторного прототипу, а не лише верифікація роботи алгоритму чи методу, як на початкових рівнях TRL.

Перш ніж розпочати роботу над проєктною пропозицією, треба перевірити, чи профіль вашої діяльності та завдання проєкту відповідають тим, які мають бути в проєкті та підлягають фінансуванню грантовою програмою, а також чи TRL рівень вашої розробки відповідає встановленому у вимогах конкурсу.

 

Помилка 2. Неуважне ознайомлення з умовами конкурсу.

Ще одна дуже поширена помилка – це неуважне прочитання умов подання проєкту, а точніше ігнорування чітких умов подання проєкту та тих завдань, які мають бути виконані у проєкті. Розглянемо два підходити до підготування проєкту для розв’язання завдань, передбачених в умовах конкурсу: Bottom-Up (знизу вверх) та Top-Down (зверху вниз). Підхід Bottom-Up базується на тому, що на основі запланованих завдань, які будуть реалізовані учасниками проєкту, буде отримано нове інноваційне рішення, що матиме важливий вплив на сучасну науку й техніку, проте результат такого відкриття наперед не можна передбачити. Підхід Top-Down полягає в тому, що вже є визначені конкретні завдання для вдосконалення, а ми маємо придумати підхід для розв’язання поставлених завдань. Підхід Bottom-Up більше застосовується в проєктах типу MSCA, СSA, тоді як підхід Top-Down є основою для проєктів типу RIA / IA.

Дуже часто у проєктах типу RIA, для прикладу, потрібно показати підвищення ефективності використання лазерних діодів відповідного класу та діапазону на 17 % (має бути виконано конкретне завдання для покращення). У межах проєктної пропозиції група науковців пропонує перелік завдань для розроблення нового лазера з підвищеною ефективністю (виконання нових завдань, які, ймовірно, можуть забезпечити таке вдосконалення). Проте, незважаючи на інноваційність нового пропонованого проєкту і його завдань, такий проєкт не буде підтримано, тому що в умовах конкурсу чітко вказано, які умови мають бути виконані та на розв’язання яких завдань має бути спрямований проєкт, який отримає фінансування.

Щоб ваш проєкт зміг здобути фінансування, не потрібно переконувати себе чи грантодавця, що ваша ідея цікавіша чи інноваційніша, треба чітко дотримуватися вимог конкурсу або ж знайти інший конкурс, умови якого дадуть можливість вашому проєкту отримати фінансування, а результати його виконання матимуть максимальний вплив на науково-технічну спільноту та суспільство загалом.

 

Помилка 3. Нечітке та незрозуміле формулювання цілей і завдань проєкту.

Кожен науковець, який проводить інноваційні науково-технічні дослідження, вже за своїми задатками геніальний новатор. А як ми знаємо, генії та їхні вчинки часто бувають незрозумілі більшості людям, а винаходи – недооцінені вчасно. Для того щоб сучасники змогли оцінити весь потенціал запропонованих ідей вашого нового проєкту, потрібно висловлювати їх раціонально та конкретно. Дуже часто, маючи на меті свою ідею для проєкту, науковець намагається описати все, що спадає на думку для розв’язання певного завдання, ще й у такий спосіб, що важко ідентифікувати головну ідею проєкту чи навіть другорядні цілі, які мають бути досягнуті. Один із аргументів від науковців, що, мовляв, і так з написаного тексту з великою кількістю термінології, можливо, формул, можна зрозуміти суть проєкту та його цілі.

Щоби полегшити роботу евалюатора, треба якомога чіткіше формулювати цілі та завдання проєкту, якщо можливо – виділяти їх окремо в проєктній пропозиції та максимально лаконічно і без зайвих аналогій описувати суть роботи. Важливо пам’ятати, що під час оцінювання проєктних пропозицій кожен евалюатор має декілька годин, щоб прочитати проєктну пропозицію, виставити бали та написати коментар до кожного бала. Очевидно, він не матиме часу глибоко вникати в суть проєкту, переходити за посиланнями, придумувати, що там може бути цікаво ще, а буде керуватися головними тезами, які ви самі структуровано подасте в проєктній пропозиції, давши евалюатору чітке уявлення про хід реалізації проєкту. Якщо вдасться це зробити, то ви станете ще на один крок ближче до перемоги.

 

Помилка 4. Недостатній опис учасників проєкту.

Ідеальна модель підготування проєктної пропозиції передбачає зібрання однодумців-експертів за темою проєкту з різних країн (партнерів) і спільне підготування завдань до виконання, враховуючи сильні та слабкі сторони кожного учасника, розподіл відповідних людино-місяців участі в проєкті залежно від представленого партнером особового складу, планування розподілу завдань відповідно до опису кожної частини проєктної пропозиції. Проте такі ідеальні моделі співпраці трапляються вкрай рідко. Доволі часто написання проєктної пропозиції лягає на плечі когось одного, здебільшого координатора. Як результат, не володіючи інформацією про діяльність та здобутки партнера, у проєктній пропозиції не буде детального опису партнера та його компетенцій або він буде дуже обмеженим. Евалюатори можуть врахувати це як слабку сторону проєкту і знизити бали.

Для того щоб не втрачати бали, зв’яжіться з партнерами заздалегідь та попросіть їх надати про себе та свою організацію необхідну інформацію. У разі відсутності такої інформації рекомендовано знайти необхідні дані у відкритих інтернет-джерелах самостійно, щоб показати внесок кожного з партнерів та окреслити можливості для реалізації проєкту. Для цього можна залучити когось із членів своєї наукової групи або серед залучених у підготуванні проєктної пропозиції осіб.

 

Помилка 5. Надмірна кількість завдань для одного учасника проєкту.

На практиці дуже часто координатор проєкту намагається взяти на себе більшу частину завдань, ніж той, хто повністю розуміє особливості виконання проєкту та потенційно може мати достатню кількість людей і обладнання, щоб виконати проєкт. Проте в більшості проєктів програми «Горизонт Європа» має бути створений консорціум учасників, які спільно повинні виконувати поставлені завдання. Крім того, згідно з вимогами більшості конкурсів на одного учасника не може припадати більше як 40 % бюджету проєкту.

У Європейській комісії пильно стежать за дотриманням розподілу ресурсів та затраченого часу для роботи над проєктом, відповідно, евалюатори не рідко роблять зауваження, що більшу частину завдань проєкту виконує одна організація, а запропонований консорціум може мати ознаки фіктивного, якщо учасники значною мірою не залучені до виконання завдань проєкту.

З огляду на це важливо правильно визначити сильні сторони своїх партнерів і описати їх у проєкті, а також відповідно делегувати їм такі завдання, які корелюють з профілем їх професійної діяльності. І пам’ятайте, що необхідно дотримуватися розподілу людино-місяців участі у проєкті для всіх учасників консорціуму.

 

Помилка 6. Короткий та формальний опис поширення результатів проєкту.

Для більшості науково-педагогічних працівників, які залучені в підготуванні проєктних пропозицій за програмою «Горизонт Європа», питання поширення результатів їхнього проєкту обмежується публікаціями статей у журналах із високим імпакт-фактором, написанням патенту, виступами на конференціях та, можливо, проведенням 1-2 воркшопів для учасників проєкту. Проте Європейська комісія має щодо цього власний погляд і навіть в аплікаційній формі присвячено цілий розділ Impact, де необхідно надати детальний опис поширення результатів та зазначити, як запропонований план поширення результатів вплине на обізнаність цільових аудиторій проєкту про його результати (як наукові, так і соціальні).

Отже, щоб не втрачати бали на цій частині проєкту, треба чітко визначити, який результат проєкту плануємо отримати, що для цього робитимемо, хто наша цільова аудиторія та який очікуваний результат такого виконання (кількісні показники). Так само необхідно визначити план для комунікаційних активностей, де описати, як поширюватимемо результати проєкту для широкої аудиторії (розробка та поширення роздаткових матеріалів, відеосюжети про проєкт та учасників, створення і ведення соціальних мереж тощо). І не забуваймо про наукову, соціальну та економічну значущість вашого проєкту, що також має бути детально описано з конкретними фактами і сферами застосування, а не формально.

 

Помилка 7. Відсутність опису використання практик відкритої науки та FAIR принципів.

Починаючи з 2021 року в програмах «Горизонт Європа» активно впроваджуються практики відкритої науки, які передбачають, що інформацію про результати проєкту та доступ до опублікованих даних зможуть отримати всі охочі на безоплатній основі. Для цього Європейська комісія планує створення окремих статей витрат у проєкті, а детальний план таких заходів дасть змогу ефективно популяризувати основні результати серед широкої аудиторії. Проте науково-технічні працівники схильні такі дані не поширювати завчасно і переважно обмежуються публікацією статті в журналі, що цілком недостатньо для надання широкого доступу до отриманих даних і результатів проєкту.

Для того щоб проєктну пропозицію оцінили, має бути детальний опис практик відкритої науки для вашого проєкту (план управління даними (DMP), чітко визначені типи даних, які однакові для всіх учасників, спосіб їх обміну і поширення, репозиторії для розміщення препринтів на наукові роботи (Zenodo, OpenAIRE), а також для програмного коду (GitHub), доступ до відкритих даних та результатів проєкту). Крім того, треба описати, як принципи FAIR будуть дотримані в проєкті: ідентифікувати типи та формати даних, де вони будуть зберігатися, умови, на яких до них буде доступ, та хто за це відповідатиме (під час проєкту та після завершення), як дані можна перевірити, за який кошт вони будуть розміщуватися та які гарантійні умови збереження даних і їх достовірності.

 

Помилка 8. Неправильно складений бюджет проєкту.

Ми так довго і наполегливо намагаємося підготувати проєктну пропозицію, щоб залучити фінансування, але коли переходимо до формування бюджету проєкту, то дуже часто апліканти допускаються різних помилок, які знижують бали або навіть призводять до дискваліфікації проєктної пропозиції на етапі оцінювання. Найтиповіші помилки – це відсутність докладної інформації щодо використання коштів (наприклад, передбачено 30 тис. євро на матеріали для вимірювання, але не деталізовано, які саме це матеріали). Або фінальний бюджет проєкту, який заповнюється онлайн у системі під час подання, не узгоджується з наданими деталізованими поясненнями для кожного учасника, на що мали би бути використані кошти. Коли є декілька ітерацій змін бюджету, трапляється, що забувають врахувати останні виправлення або ж неправильно додають різні категорії бюджетних витрат.

Отже, щоб успішно пройти технічну експертизу проєкту, необхідно звіряти заявлений бюджет проєкту із завданнями, описаними у проєктній пропозиції, а також перевірити, чи вони відповідають вимогам конкурсу. Для прикладу, якщо максимальна сума закупівлі обладнання становить 500 тис. євро, а ви вказали 720 тис. євро, – такий бюджет неправильний і є підставою для дискваліфікації проєктної пропозиції. Крім того, треба пересвідчитися, чи фінальний бюджет проєкту відповідає сумі деталізованих бюджетів для кожного з учасників.

 

Помилка 9. Граматичні помилки в аплікаційній формі.

Важливе значення має і грамотність писемного викладу наших ідей, адже вона може вплинути на фінальний результат оцінювання. Всі проєктні пропозиції, що подаються на конкурси програми «Горизонт Європа», заповнюються англійською мовою, яка для більшості аплікантів не є рідною. Відповідно, дуже часто трапляються випадки, коли використовують застосунок Google Translate як єдиний інструмент перекладу, хоча це може зумовити некоректний переклад змісту, а в результаті – змінити суть викладеного.

Щоб уникнути зауважень про низький рівень знань англійської, рекомендуємо залучати в команду професійного перекладача за профілем вашої діяльності, який зможе перекласти та вичитати заявку. Також бажано залучати партнерів або колег з інших закладів, які добре знають англійську мову та зможуть перечитати заявку і в разі потреби зробити відповідні корекції. А ще радимо використовувати сервіс Grammarly, який допоможе контролювати правопис слів, артиклі та правильну структуру речень.

 

Висновки.

Підсумовуючи, згадаймо вислів китайського філософа Лао-Цзи: «Подорож довжиною в тисячу миль починається з першого кроку». Віримо, що ви вже розпочали свою подорож у світ грантів і впевнено крокуєте до свого першого гранту за програмою «Горизонт Європа». Підготувати проєктну пропозицію та перемогти з першого разу в конкурсах програми «Горизонт Європа» є досить складним завданням. Свій перший грант (ще за програмою «Горизонт 2020») наша команда виграла 2017 року, після того як три роки поспіль ми подавали заявку на той самий конкурс, враховували зауваження експертів та надсилали оновлений проєкт знову. Далі було вже не так складно і нові перемоги (у грантовій програмі «Горизонт Європа») були очікуваними, але найбільше запам’ятовується перший проєкт, який отримав грантову підтримку. Врахування описаних помилок під час підготування проєктної заявки зекономить ваш час і допоможе набагато швидше подолати шлях до першого профінансованого програмою «Горизонт Європа» проєкту.

Андрущак Назарій – керівник проєктного офісу Національного університету «Львівська політехніка», директор школи грантових можливостей «GetGrantSchool».

Всеукраїнський науково-аналітичний журнал «Наша перспектива» (№36 / 2022).

X
X